Auf einen Blick

• Herausforderung: Finanzinformationen und operationelle Daten lagen verteilt in Systemen und Dateien. Viel manueller Aufwand und begrenzte Transparenz.

• Lösung: Zentrale Datenbasis in Microsoft Dataverse, eine Power App für strukturierte Datenerfassung sowie Power BI für konsistentes Reporting, ergänzt durch Integrationen.

• Nutzen: Verlässlichere, aktuellere Entscheidungsgrundlagen, effizientere Finanzprozesse und eine skalierbare Plattform  

Swiss Innovation Forces AG ist seit der Gründung 2023 sehr schnell gewachsen. Wie bei vielen innovationsgetriebenen Organisationen stand am Anfang Tempo im Vordergrund: nterschiedliche Tools, mehrere Datenquellen und pragmatische Zwischenlösungen, die kurzfristig funktionieren, langfristig jedoch Transparenz und Skalierbarkeit erschweren.

Als Innovationsagentur der Schweizer Armee war für die Swiss Innovation Forces klar: Damit Wachstum und Innovation Hand in Hand gehen, braucht es eine moderne, systematische Grundlage für Finanzdaten und -prozesse. Ziel war eine Plattform, die aktuelle Steuerungsinformationen liefert, Automatisierung ermöglicht und mit der Organisation mitwächst ohne die Innovationskraft zu bremsen.

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Ausgangslage

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Das Finance-Team arbeitete mit einer dezentralen Systemlandschaft und verschiedenen Hilfsdateien. Viele Schritte, von der Datensammlung bis zur Auswertung, waren manuell und damit fehleranfällig sowie stark vom Wissen einzelner Personen abhängig. Ein jederzeit aktuelles Bild der finanziellen Lage war nur mit Zusatzaufwand möglich. Management-Anfragen führten regelmässig zu kurzfristigen Abklärungen und eigens erstellten Reports.

Wie kumai unterstützt hat

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Gemeinsam mit zentralen Stakeholdern setzte kumai auf einen pragmatischen MVP-Ansatz mit klaren Etappen:

• Discover: In fokussierten Workshops wurden Datenstrukturen, benötigte Datenprodukte und Kernprozesse geklärt. Dies bot die Grundlage für eine tragfähige Zielarchitektur.

• Build: Aufbau einer zentralen Datenbank in Microsoft Dataverse, Entwicklung einer intuitiven Power App für Projektverantwortliche sowie Bereitstellung mehrerer PowerBI-Reports auf der neuen Datenbasis.

• Scale: Ausbau durch Integrationen (ERP und Zeiterfassung) und kontinuierliche Weiterentwicklung entlang neuer Anforderungen.

Innert weniger als sechs Monaten war das erste MVP produktiv und wurde danach schrittweise erweitert. Damit verbesserten sich Datenqualität, Verfügbarkeit und die Durchgängigkeit der Finanzprozesse spürbar.

Mit der stabilen Grundlage wurden bis 2026 weitere Effizienzpotenziale realisierbar: Die Anbindung an ein externes Zeiterfassungssystem sowie die enge Kopplung an das ERP-System sind umgesetzt. kumai und Swiss Innovation Forces arbeiten weiterhin gemeinsam an Verbesserungen und Erweiterungen.

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Eingesetzte Technologien

• Microsoft Dataverse – Zentrale Datenbasis als Voraussetzung für Automatisierung und konsistente Auswertungen.

• Power BI – Modellierung und Dashboards für einheitliches, entscheidungsrelevantes Reporting.

• Power App (Project Hub) – Strukturierte Erfassung von Projekten und Umsetzungsdaten direkt an der Quelle.

• Abacus-Integration – Automatisierte Datenflüsse aus dem ERP-System zur Reduktion manueller Erfassung und Fehler.

• Web API via Power Automate – Bidirektionale Integration mit der Zeiterfassung für automatisierten Datenaustausch.

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Effizienzgewinne & Ressourceneinsatz

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Ein zentraler Effekt der Modernisierung: Durch die Automatisierung von Finanzprozessen und die Etablierung einer strukturierten Datenarchitektur konnten Abläufe deutlich effizienter gestaltet werden. Die Zusammenarbeit mit kumai ermöglichte es, Prozessverbesserungen und technische Lösungen zielgerichtet umzusetzen und so langfristig Ressourcen zu schonen.

„Als Innovationsorganisation müssen unsere Systeme mit uns Schritt halten. Mit kumai haben wir eine moderne Datenplattform aufgebaut, die Transparenz schafft, wiederkehrende Abläufe automatisiert und uns erlaubt, effizient zu skalieren.“
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Flavio Frei - Head of Finance & Legal

Zukunftssichere Architektur

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Die Lösung ist mehr als eine operative Optimierung.Sie bildet eine strategische Basis für weiteres Wachstum:

• Cloud-native Basis – Dataverse und Power Platform ermöglichen die nahtlose Einbindung weiterer Microsoft-Services.

• Erweiterbarkeit – Zusätzliche Datenquellen (z. B. HR-Systeme oder Projektmanagement-Tools) lassen sich strukturiert integrieren.

• Bereit für KI & Innovation – Ein semantisches Datenmodell und eine zentrale Datenbasis schaffen Voraussetzungen für KI-gestützte Analysen und intelligente Automatisierung.

• Governance & Dokumentation – Technische Dokumentation und Benutzeranleitungen als Grundlage für nachhaltiges Wissensmanagement.

• Agile Skalierung – Die Architektur unterstützt Wachstum, ohne dass Prozesse ins Stocken geraten.

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Ausblick: Die neue Architektur positioniert Swiss Innovation Forces für die nächsten Wachstumsschritte. Mit einer skalierbaren Datenbasis werden datengetriebene Weiterentwicklungen und KI-Initiativen greifbarer – und operative Exzellenz lässt sich konsequent ausbauen. kumai begleitet Swiss Innovation Forces dabei gerne weiterhin.

Möchten Sie eine skalierbare, automatisierungsfähige Finanzdatenbasis mit Microsoft Power Platform aufbauen? kumai unterstützt Sie von der MVP-Definition bis zur nachhaltigen Skalierung.

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