En bref

• Défi : des données financières et opérationnelles réparties entre plusieurs systèmes et fichiers, avec des étapes manuelles et une transparence limitée.

• Solution : une base de données centralisée dans Microsoft Dataverse, une Power App pour la saisie structurée et Power BI pour le reporting, complétés par des intégrations.

• Impact : un reporting plus fiable et à jour, des processus financiers simplifiés et une plateforme évolutive.

Swiss Innovation Forces AG a connu une croissance rapide et dynamique durant les premières années suivant sa création en 2023. Cette expansion a conduit à un environnement décentralisé, avec différentes sources de données et des étapes manuelles. Une évolution typique des organisations innovantes qui privilégient l’agilité et des solutions rapides.

En tant qu’agence d’innovation de l’armée suisse, Swiss Innovation Forces a toutefois reconnu la nécessité de moderniser systématiquement ses données, ses processus et son environnement technologique pour continuer à croître de manière innovante et efficace. L’objectif était de créer une base de données financières offrant transparence, automatisation et évolutivité, sans freiner l’innovation.

Situation initiale

L’équipe financière de Swiss Innovation Forces travaillait dans un environnement décentralisé, réparti entre plusieurs outils et fichiers. Les processus étaient manuels, chronophages et souvent dépendants de personnes spécifiques. Il était donc difficile d’obtenir une vue à jour de la performance de l’entreprise, et les demandes de la direction entraînaient fréquemment des vérifications ponctuelles et la création manuelle de rapports.

Comment kumai a accompagné le projet

kumai a collaboré avec les parties prenantes clés de l’organisation en suivant une approche pragmatique fondée sur un produit minimum viable (MVP) :

• Explorer : animer des ateliers ciblés sur les structures de données, les produits de données et les processus métier afin de définir les bonnes bases du développement.

• Construire : mettre en place une base de données centrale dans Microsoft Dataverse, concevoir une Power App intuitive pour les responsables de projets et fournir plusieurs rapports Power BI reposant sur cette nouvelle base.

• Développer : enrichir la solution par des intégrations avec l’ERP et le système de suivi du temps, puis la faire évoluer selon les nouveaux besoins.

En moins de six mois, le premier MVP était opérationnel. Il a ensuite été progressivement enrichi pour répondre à l’évolution des besoins de Swiss Innovation Forces, simplifier les processus et améliorer la qualité et l’accessibilité des données.

Grâce à une base solide en place en 2026, de nouveaux gains d’efficacité sont devenus possibles. L’intégration avec un système externe de suivi du temps et la connexion étroite avec l’ERP sont déjà réalisées. kumai et Swiss Innovation Forces continuent de collaborer à de nouvelles améliorations.

Technologies déployées

• Microsoft Dataverse : une base de données centrale qui regroupe les données clés et permet l’automatisation.

• Power BI : une modélisation sémantique et des tableaux de bord pour un reporting cohérent qui facilite la prise de décision.

• Power App (Project Hub) : une saisie structurée des projets et des données de mise en œuvre, améliorant la qualité à la source.

• Intégration Abacus : des flux automatisés depuis l’ERP pour réduire les ressaisies et les erreurs.

• API web via Power Automate : une intégration bidirectionnelle avec le système de suivi du temps pour automatiser les échanges de données.

Gains d’efficacité et optimisation des ressources

L’un des principaux résultats de la modernisation est une amélioration significative de l’efficacité des opérations grâce à l’automatisation des processus financiers et à une architecture de données structurée. La collaboration avec kumai a permis de mettre en œuvre de manière ciblée des améliorations de processus et des solutions technologiques, avec une optimisation durable des ressources.

« En tant qu’organisation innovante, nous avons besoin de systèmes qui évoluent aussi vite que nous. Avec kumai, nous avons établi une plateforme de données moderne qui apporte de la transparence, automatise les processus clés et nous permet de nous développer efficacement. »
Flavio Frei, responsable des finances et des affaires juridiques

Une architecture tournée vers l’avenir

La solution mise en œuvre constitue une base stratégique pour la croissance future, au-delà de l’optimisation opérationnelle :

• Une base native du cloud : Dataverse et Power Platform permettent l’intégration fluide d’autres services Microsoft.

• Extensibilité : intégration de sources de données supplémentaires, par exemple des systèmes RH ou des outils de gestion de projets.

• Préparation à l’IA et à l’innovation : un modèle de données sémantique prêt pour de futures analyses par IA et pour l’automatisation intelligente.

• Gouvernance et documentation : une documentation technique et des guides utilisateurs qui constituent la base d’une gestion durable des connaissances.

• Évolutivité agile : une architecture qui accompagne une croissance rapide sans perturber les processus.

Perspectives : la nouvelle architecture prépare Swiss Innovation Forces à sa croissance future. Avec une base de données solide et évolutive, les initiatives d’IA deviennent plus accessibles et soutiennent l’innovation et l’excellence opérationnelle. kumai est fier de poursuivre son accompagnement de Swiss Innovation Forces.

Vous souhaitez construire une base de données financières évolutive et prête pour l’automatisation avec Microsoft Power Platform ? kumai vous aide à définir le bon MVP et à le développer durablement.